Versie 2025

1. Inleiding

Wanneer je contact met ons opneemt, deel je persoonsgegevens met ons. Deze geef je vaak zelf door, zodat wij jouw vraag kunnen beantwoorden of je op de hoogte kunnen houden van de laatste ontwikkelingen. In deze privacyverklaring leggen we graag uit welke gegevens we van je verzamelen, waarom we deze nodig hebben, wat we hiermee doen en welke rechten je hebt. Kortom; hoe gaan we om met jouw persoonsgegevens en privacy?

2. Wat zijn persoonsgegevens?

Onder persoonsgegevens valt alles waardoor wij kunnen zien óf waardoor we kunnen achterhalen dat jij het bent. Dit zijn directe persoonsgegevens, zoals je naam, e-mailadres en telefoonnummer, maar ook gegevens waardoor we gemakkelijk kunnen achterhalen dat bepaalde gegevens of acties bij jou horen. Wanneer je een formulier invult op de website deel je deze gegevens met ons zodat wij met jou in contact kunnen komen.

3. Wie verwerkt jouw persoonsgegevens?

Onze officemanager en het aanmeldteam werken met de formulieren op de website. Wij delen de persoonsgegevens niet met derden en gaan dus ook vertrouwelijk met jouw gedeelde informatie om. Hieronder vind je onze contactgegevens. Zo kun je ons te allen tijde bereiken wanneer je vragen hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens of gebruik wilt maken van jouw rechten:

Parcipa
T.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Molenmakershoek 72
7328 JK Apeldoorn

info@parcipa.nl

3.1 Taken van de Functionaris Gegevensbescherming

De functionaris gegevensbescherming vervult de volgende taken:

• De zorgaanbieder of de verwerker en de werknemers die verwerken, informeren en adviseren over hun verplichtingen uit hoofde van de privacywetgeving (de AVG en andere gegevensbeschermingsbepalingen zoals uit sectorspecifieke wet- en regelgeving);
• Toezien op naleving van deze AVG, van andere gegevensbeschermingsbepalingen en van het beleid van de zorgaanbieder of de verwerker met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, met inbegrip van de toewijzing van verantwoordelijkheden, bewustmaking en opleiding van het bij de verwerking betrokken personeel en de betrekkende audits;
• desgevraagd advies verstrekken met betrekking tot de gegevensbeschermingseffect-beoordeling en toezien op de uitvoering daarvan;
• optreden als contactpunt voor de Autoriteit Persoonsgegevens inzake met verwerking verband houdende aangelegenheden, met inbegrip van de voorafgaande raadpleging, en, waar passend, overleg plegen over enige andere aangelegenheid.

De functionaris voor gegevensbescherming houdt bij de uitvoering van zijn taken naar behoren rekening met het aan verwerkingen verbonden risico, en met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden.

4. Met wie delen we jouw persoonsgegevens?

Wij delen de persoonsgegevens niet met derden en gaan dus ook vertrouwelijk met jouw gedeelde informatie om. De persoonsgegevens die je aan ons toevertrouwt gebruiken wij niet voor andere doeleinden dan de beoogde verwerkingen en delen deze persoonsgegevens niet met of aan derden tenzij dit nodig is vanuit wettelijke verplichtingen of je hier ons duidelijke toestemming voor hebt gegeven.

5. Waarvoor gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

We leggen je graag uit welke gegevens we van je vragen, waarom we deze vragen, wat we ermee doen en waar en hoe we jouw gegevens opslaan. Hieronder kun je voor iedere verwerking deze informatie vinden:

5.1. Contact- en aanmeldformulier

Soms wil je contact met ons opnemen en daarvoor is op onze website een contactformulier beschikbaar. Ook hebben wij een digitaal aanmeldformulier om bij ons in zorg te komen.

5.1.1. Welke gegevens vragen wij en waarom?

We vragen om je naam zodat we weten met wie we contact hebben. Dit maakt een conversatie wel zo prettig en gemakkelijk. De meeste vragen beantwoorden we per e-mail. Om je te kunnen bereiken, hebben we daarom je e-mailadres nodig. Wil je ons de mogelijkheid geven om ook telefonisch contact met je op te nemen, dan is het invullen van een telefoonnummer optioneel. We vragen je daarnaast een bericht te formuleren in het tekstveld onderaan het contactformulier. Wij vragen in het aanmeldformulier naar andere persoonsgebonden zaken. Zo kunnen wij ons goed voorbereiden en je zo goed en efficiënt mogelijk helpen.

Wanneer je een formulier invult en de hierboven genoemde data aan ons verstrekt, geef je toestemming om deze te gebruiken voor het onderhouden van contact of het navragen van gegevens. De gegevens die je aan ons toevertrouwt via een formulier gebruiken wij niet voor andere (commerciële) doeleinden en worden te allen tijde vertrouwelijk behandeld.

5.1.2. Waar slaan we jouw gegevens op en hoe lang bewaren we deze?

Door het formulier te versturen geef je toestemming dat wij deze gegevens bewaren in onze mailbox (hier komen ingevulde contactformulieren binnen). Nadat de communicatie is beëindigd, bewaren we het ingevulde contactformulier nog maximaal zes maanden voor nazorg of om latere vragen te kunnen beantwoorden.

5.2. Privacy bij sollicitatie

Wanneer je bij ons solliciteert, geef je ons toegang tot jouw persoonsgegevens. We vragen je bijvoorbeeld om jouw CV met daarin persoonsgegevens, werkervaring en vaardigheden en om een motivatiebrief waarin je iets meer over jezelf vertelt. Ook kan het zijn dat we jouw LinkedInprofiel bekijken. We vragen om en bekijken deze gegevens om te kunnen beoordelen of je geschikt bent voor de functie.

We vinden het belangrijk om zorgvuldig met deze documenten om te gaan en leggen je graag uit waarvoor we jouw gegevens gebruiken, wie jouw data te zien krijgen, waar we jouw documenten opslaan en hoe lang we jouw gegevens bewaren.

5.2.1. Procedure

Als je bij Parcipa solliciteert komen jouw gegevens terecht bij onze coördinatoren en MT. Zij beoordelen of jouw sollicitatie in aanmerking komt voor een verdere
sollicitatieprocedure. Wanneer jij door de eerste selectie komt, worden jouw gegevens gedeeld met één of meerdere geselecteerde medewerkers van Parcipa die beter kunnen beoordelen of jij inhoudelijk geschikt bent voor de functie en ook inschatten of er een match is met het betreffende team. Je wordt ook uitgenodigd voor een gesprek.

5.2.2. Welke gegevens verwerken wij en waarom?

Afhankelijk van de functie waarop je solliciteert vragen wij bepaalde gegevens en documenten van je. Deze gebruiken we om met je te kunnen communiceren en om te kunnen beoordelen of je geschikt bent voor de betreffende functie. Voor sommige vacatures bekijken wij jouw LinkedIn profiel. Wij gebruiken deze gegevens alleen voor de hier beschreven doeleinden en niet voor andere verwerkingen.

5.2.3. Voorwaarden en toestemming

Wanneer je bij ons solliciteert, geef je toestemming om bovenstaande procedure te volgen. De gegevens die je ons toestuurt, gebruiken we voor niets anders dan voor een goed verloop van de sollicitatieprocedure en delen we niet met derden.

5.3 Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)

Iedere medewerker, ongeacht de functie, die een dienstverband aangaat bij Parcipa is verplicht om een geldig VOG te overleggen. Dit geldt ook voor medewerkers met een vrijwilligersovereenkomst. Parcipa verstrekt hiervoor de benodigde informatie, zodat jij deze kan aanvragen. De kosten hiervoor worden door Parcipa volledig vergoed. Tijdens het dienstverband kan er een verzoek komen om een nieuwe VOG aan te vragen. Ook deze kosten worden door Parcipa vergoed. Afhankelijk van de functie vragen we ook specifieke screeningsprofielen op die aansluiten bij ons werkveld.

5.4 Waar slaan we jouw gegevens op en hoe lang bewaren we deze?

Parcipa zal zich inspannen om de papieren en elektronische persoonsgegevens op een veilige manier te bewaren, in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk om de doelen te bereiken waarvoor de gegevens werden verzameld en verwerkt.
Voor gezondheidsgegevens die binnen de zorgrelatie worden verwerkt, zoals het dossier van de cliënt, gelden verschillende bewaartermijnen. Wij gebruiken de bewaartermijnen die door de overheid zijn vastgesteld.

5.5. Klachtenformulier

Als je niet tevreden bent over de dienstverlening van Parcipa, dan willen we dat graag weten. Met je klacht kunnen wij onze diensten verbeteren. Als je een klacht in wilt dienen kun je daarvoor op onze website een formulier downloaden.

5.5.1. Welke gegevens vragen wij en waarom?

De gegevens die we van je vragen zijn van belang voor een goede behandeling van je klacht. Je klacht wordt natuurlijk vertrouwelijk behandeld. Iedereen die met de behandeling van de klacht betrokken is, is verplicht tot geheimhouding.

5.5.2. Waar slaan we jouw gegevens op en hoe lang bewaren we deze?

Door het formulier te versturen geef je toestemming dat de Klachtenfunctionaris jouw gegevens bewaart gedurende de tijd dat jouw klacht behandeld wordt. Nadat de klacht is afgehandeld, bewaren wij jouw klacht twee jaar. Daarna bewaren we alleen geanonimiseerde gegevens rondom jouw klacht voor statistische doeleinden en hiermee onze werkwijzen en procedures te verbeteren.

De gegevens rondom jouw klacht worden beveiligd opgeslagen. Alleen de mensen die betrokken zijn bij de behandeling van jouw klacht hebben toegang tot deze gegevens.

5.8. Cookies en (social media)

Op onze website worden enkel vereiste en functionele cookies gebruikt die geen marketing doeleinden hebben. Wel gebruiken jouw ingevulde persoonsgegevens bij het invullen van een contactformulier. Dit maakt het mogelijk om niet te hoeven werken met een opt-in of opt-out functie voor cookies. Je hoeft hier dus ook niets over in te stellen als je bij ons op de website komt.

Vereiste cookies
Deze cookies zijn nodig om de website goed te laten functioneren en worden automatisch ingeschakeld als je de site bezoekt. Wij hebben deze cookies geanonimiseerd zodat jouw privacy gewaarborgd is.

Functionele cookies
Deze cookies maken aanvullende functies mogelijk, zoals het onthouden van voorkeuren, het toestaan van sociale interacties en het analyseren van het gebruik om de site te kunnen optimaliseren.

Advertentie cookies
Deze cookies worden door derde partijen gebruikt om advertenties of tools te tonen die aansluiten bij uw interesses. Hier maken wij geen gebruik van. Wij maken dus geen gebruik van externe partijen of plug-ins.

5.8.1. Social media

Het kan zijn dat wij gebruik maken van social media en om zaken met jou en met anderen te delen. Een voorbeeld hiervan is Linkedin. Voor deze partij moet je jouw privacy-instellingen direct op hun site instellen: Linkedin

Bezoek voor meer informatie over jouw online privacy en advertenties:
www.youronlinechoices.com.

6. Wat zijn jouw rechten?

6.1. Inzien, aanpassen, verwijderen of overdragen van uw gegevens

Te allen tijde heb je het recht om in te zien welke gegevens wij van je hebben. Zodra je aan ons kenbaar maakt dat je jouw gegevens wilt inzien, verstrekken wij deze binnen 30 dagen. Ook heb je het recht om jouw persoonsgegevens door Parcipa te laten wijzigen of om ze helemaal te laten verwijderen. Voor het wijzigen of verwijderen van jouw gegevens geldt dezelfde termijn als voor het inzien van de gegevens, namelijk binnen 30 dagen. Ben een (actieve) cliënt van Parcipa? In dat geval hebben wij jouw gegevens nodig voor het uitvoeren van onze (zorg)overeenkomst en kunnen we deze (nog) niet verwijderen. Ook kan het voorkomen dat niet alle gegevens kunnen worden verwijderd in verband met wettelijke bewaarplichten vanuit de overheid.

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens van ons te ontvangen, zodat je deze gemakkelijk kunt overdragen aan een andere organisatie. Ook kun je ons vragen de informatie rechtstreeks over te dragen aan een andere, derde partij. Dit geldt alleen voor gegevens waarvoor je ons expliciet toestemming hebt gegeven om ze te verwerken en voor gegevens die nodig zijn om een overeenkomst uit te voeren. Voor dit soort overdrachten moet altijd een apart formulier worden ondertekend door zowel jezelf als de begeleiding.

6.2. Intrekken toestemming verwerking persoonsgegevens

Wanneer je contact opneemt met Parcipa, zoals omschreven in artikel 2 van deze privacyverklaring, geef je toestemming om bepaalde acties uit te voeren en om (in sommige gevallen) persoonsgegevens op te slaan. Je kunt deze toestemming te allen tijde ook weer intrekken (mits niet in strijd met 6.1). Wanneer je jouw toestemming wilt intrekken, kun je dit telefonisch of schriftelijk aan ons laten weten. Onze contactgegevens vind je hieronder.

6.3. Een klacht indienen

Wanneer je het niet eens bent met de wijze waarop Parcipa omgaat met de verwerking van jouw persoonsgegevens, kun je een klacht bij ons indienen. Dit kan door een mail te sturen naar info@parcipa.nl en tnv Klachtenfunctionaris. Wanneer wij er onderling niet uitkomen heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Parcipa
Molenmakershoek 72
7328 JK Apeldoorn
Info@parcipa.nl

Laatste aanpassing: 01 december 2024